Durante la mañana del jueves 29 de mayo se realizó el lanzamiento de la Mesa de Servicios Financieros para Escuelas de Graduados, para lo cual se realizó una inducción en la que se entregó a las secretarias las credenciales de acceso y se capacitó en el uso de esta plataforma que beneficiará a las y los estudiantes de postgrado.
Hace un año la principal vía de atención en el Departamento de Servicios Financieros Estudiantiles (SFE) de la Universidad Austral de Chile eran los correos electrónicos, lo que dificultaba el seguimiento oportuno y ordenado de los requerimientos. Luego se implementaron soluciones intermedias como tablas de Excel compartidas y formularios de Google.
Hoy, gracias al trabajo colaborativo entre la Dirección de Postgrado, la Dirección de Finanzas y el Departamento de Servicios Financieros Estudiantiles —liderado por la encargada de Cuenta Corriente, Katherine Urrutia— se dio un salto cualitativo con la creación de la Mesa de Servicios Financieros para Escuelas de Graduados. Este nuevo sistema de tickets automatiza el ingreso y seguimiento de solicitudes, mejora los tiempos de respuesta y fortalece los procedimientos transversales entre nuestras unidades.
La Encargada de Cuenta Corriente del Departamento de Servicios Financieros Estudiantiles, Katherine Urrutia, destacó que “la Mesa de Servicios Financieros está enfocada para estudiantes y también para funcionarios y funcionarias. En este caso estamos reunidos con las secretarias de las escuelas de graduados de las diferentes facultades que tiene la universidad. Las y los estudiantes se acercan donde ellas con su petición y todas las solicitudes se canalizan a través de las secretarias de escuelas… Con esta nueva mesa de ayuda ellas van a poder subir la documentación y se va a crear un ticket donde van a poder hacer seguimiento en tiempo real y van a ver la respuesta de su caso”.
Participó en la capacitación Susana Pérez, quien se trasladó internamente como secretaria de la Escuela de Graduados de la Facultad de Arquitectura y Artes y actualmente es ejecutiva de cuentas del Departamento de Servicios Financieros Estudiantiles. “Siento que va a prestar bastante utilidad porque hay varias cosas que se han mejorado en el último periodo entre las escuelas de postgrado y servicios financieros, sobre todo los temas administrativos de los estudiantes y las soluciones de casos que se han mejorado bastante en este tiempo. Sin embargo, esto lo va a mejorar aún más para poder hacer seguimiento, tanto desde la escuela como de la Dirección de Estudios de Posgrado a la solución de los casos administrativos y financieros de los estudiantes”.
Trabajo en equipo
La Directora del Departamento de Servicios Financieros Estudiantiles UACh, Dra. Milagros Guerreros, valoró “el trabajo en equipo que hemos logrado articular desde la Dirección de Estudios de Postgrados —con Pedro Galindo y Karin Osses— y desde SFE —con Katherine Urrutia y Elizabeth Zapata—, quienes cada jueves han sido fieles a nuestras mesas de trabajo, en pro de una atención oportuna a los requerimientos de las Escuelas de Graduados”.
También “damos gracias a la Dirección de Tecnologías de Información DTI -con su Directora Nadja Starocelsky y con Lucía Neira- por el apoyo diario con el proveedor del sistema para cristalizar nuestros requerimientos en el sistema y al equipo de Dirección de Comunicaciones por toda la logística para el diseño de gráficas y planes de comunicación”.
Cabe destacar que esta iniciativa nace del espacio de colaboración que, desde hace más de un año mantienen entre la Dirección de Estudios de Postgrado y SFE. Sin embargo, detectaron que, una vez que las secretarias ingresaban las solicitudes vía formulario, la retroalimentación seguía siendo manual. Así, en la última mesa de trabajo surgió la propuesta, por parte de Elizabeth Zapata de implementar esta Mesa de Ayuda.
El proyecto se concretó en tiempo récord y aprovechando los avances ya realizados Katherine Urrutia logró pasar a la Fase II, que permitirá brindar una atención más integral a las direcciones de Escuela de Graduados.
La nueva Mesa de Servicios Financieros se enmarca dentro del Plan de Recuperación (PdR), que está abordando la modernización de los procesos de atención y gestión financiera en beneficio de las y los estudiantes.