Datos, planos y fotografías entre otros documentos se mantienen organizados, actualizados y disponibles para quien lo requiera. Especial relevancia tienen en los procesos de acreditación institucional.
Actualmente, la Universidad Austral de Chile está implementando el plan de inversiones en infraestructura más ambicioso en su historia: considera más de 52 mil millones para una cartera de 13 proyectos que finalizan en 2023. El nivel de desafíos que tiene la Dirección de Infraestructura y Desarrollo Físico, unidad que lidera este proceso, es mayor y se fundamenta, entre otras cosas, en la organización de sus diferentes áreas.
Un área clave es la de Registro y Apoyo Técnico, que maneja información de cada edificio y proyectos asociados a infraestructura en los campus de Valdivia (Isla Teja, Miraflores y Cultural), casas patrimoniales y unidades periféricas en el área urbana; Sede Puerto Montt, Campo Clínico Osorno y Campus Patagonia; algo así como 266 edificaciones, donde conocer los metros cuadrados de una determinada sala u oficina, por ejemplo, está a un click de su encargado, el Técnico en Obras Civiles Eduardo Cárdenas Soto.
Bajo su responsabilidad se mantienen archivos físicos y digitales de planos índice de los campus, planos de arquitectura, planos de especialidades y documentación técnica de los edificios y otros tipos de proyectos. En cuanto a archivos, están los de superficie por facultad, por campus, por laboratorios, salas de clases y oficinas, además de un completo archivo de fotografías aéreas y terrestres de las obras.
Los datos o información son muy importantes. Corresponden a uno de los activos más preciados por cualquier empresa o corporación. “Es un bien que se involucra en los niveles estratégicos, económicos e intelectuales de una corporación, pues ocupa un lugar fundamental en la toma de decisiones, siendo clave para el desarrollo organizacional, planes estratégicos y acreditaciones”, señala Wilson Aravena, Director de Infraestructura y Desarrollo Físico de la UACh.
Acreditación institucional
Guy Boisier, Director de Desarrollo Estratégico de la casa de estudios, explica que el proceso de Acreditación Institucional es particularmente exigente en lo que significa la entrega de información, en especial en la ficha institucional. “Diría que es uno de los informes más difíciles por la cantidad de información y datos que requiere”.
En ese documento, Infraestructura es parte del ítem Gestión Institucional y la información es entregada por el Director de Infraestructura y Desarrollo Físico, quien la mantiene actualizada. “Toda la evidencia que se entrega en un informe de estas características tiene que ir respaldada de datos comprobables y que estén bien construidos”, señala.
“La Dirección de Infraestructura y Desarrollo Físico ha destacado por tener muy buena información, lo que facilita su levantamiento y posterior análisis. Es importante en el proceso autoevaluativo, más aún en el contexto en el que está la Universidad, pensando en implementar su Plan Maestro de Infraestructura porque la cantidad y tipo de información se complejiza”, precisa.
Postulación a proyectos
Entre las unidades que solicitan información con más frecuencia figuran las facultades. “He solicitado planos (ofitainer, del Pugín, de Ciencias II) y datos de metros cuadrados de las instalaciones que ocupa la Facultad de Ciencias en la Universidad, porque estábamos en un proceso de cambios y viendo la distribución de los espacios en el Edificio Ciencias II”, señala el Prodecano de la Facultad de Ciencias, Dr. Daniel Bravo.
“En otra ocasión pedimos información que necesitábamos obtener muy rápido para postular a un proyecto. Debíamos informar una razón de metros cuadrados dedicados a la docencia y nos entregaron información sobre laboratorios docentes de Microscopía, de Química y Farmacia, de Bioquímica y Microbiología y fue muy rápida la respuesta. Saber que estos datos existen en una unidad centralizada como la Dirección de Infraestructura y Desarrollo Físico y son accesibles, es un valor institucional”, indicó.
El Área de Registro y Apoyo Técnico también interactúa con estudiantes, funcionarios y académicos. “Siempre estamos trabajando y actualizando información con la Unidad de Análisis Institucional para el SIES (Servicio de Información de Educación Superior) y para otras revistas de ranking universitario que solicitan metros cuadrados de todo: laboratorios, salas de clases, auditorios, oficinas y eso lo tenemos que actualizar todos los años”, señala Eduardo Cárdenas.
Incluso, para estimar los recursos que se destinarán al aseo, cada año la Unidad de Presupuesto acude a esta área. La Dirección de Servicios es otra usuaria frecuente, en especial para solicitar los planos eléctricos de los edificios, como también Contraloría al momento de realizar auditorías.
En la mantención de datos, planos y documentos asociados a las instalaciones de toda la Universidad ha sido fundamental la incorporación de tecnología. En este proceso de modernización, Cárdenas destaca el plotter digitalizador que al momento de su adquisición —2015— era de última generación; también destaca softwares de diseño licenciados como el Autocad y Planok.
Especial emoción se advierte en el profesional cuando recuerda que desde 2016 con la compra del dron, se mantiene un completo archivo de imágenes aéreas de los edificios de los campus que permite obtener información de lugares a los que es muy difícil llegar, como por ejemplo las techumbres. No por ello olvida los registros fotográficos de la década del 70’, entre los que figuran los del primer edificio de la Facultad de Ciencias destruido por un incendio en diciembre de 2007 relevando el valor histórico del material.
“Desde el año 2015 hemos realizado muchas mejoras en el área de Registro y Apoyo Técnico junto a Eduardo Cárdenas y los demás profesionales de la Dirección”, reconoce Wilson Aravena, Director de Infraestructura y Desarrollo Físico. “Trabajar en equipo para alimentar el sistema con información ha sido enriquecedor en muchos aspectos y ha permitido obtener una base de datos muy sólida para la Universidad que nos permite analizar, clasificar, resguardar y entregar información verídica e inmediata”, opinó.