Un nuevo servicio de gestión institucional pondrá en ejecución la Universidad Austral de Chile a través de la Dirección de Tecnologías de Información. Se trata del uso de Comunicaciones Internas en línea, cuyo objetivo fundamental es agilizar los procesos, reducir el uso de papel y aumentar la confidencialidad de las comunicaciones.
El procedimiento, cuyo plan piloto se inició en octubre de 2018, implica un cambio en la cultura organizacional, que involucra transformaciones en la forma de trabajo de la Comunidad UACh, que se orienta fundamentalmente a procesos más limpios y seguros, y a dar un paso más hacia la sustentabilidad. En ese sentido, es importante considerar que, junto con disminuir el uso del papel, la automatización de los procedimientos permite optimizar el almacenamiento de los documentos y la reducción de tiempos de búsqueda y entrega, así como el resguardo del 100% de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de las comunicaciones.
A partir del mes de abril se comenzará con la socialización del uso de la herramienta, lo que considera una serie de capacitaciones que se agendarán en conjunto con las Facultades, Institutos y unidades respectivas. En una primera etapa se realizará una validación de la información de las unidades y personas que podrán acceder a la generación de comunicaciones internas, a fin de contar con datos actualizados, ello fundamentalmente para la correcta configuración del sistema. Para ello, Prorrectoría junto con la DTI se comunicarán con cada unidad a fin de entregar la información en forma clara y oportuna para su ejecución.
Es importante señalar que, con este servicio, la corporación contará con un sistema global para la gestión de las comunicaciones internas, de manera que no sea cada unidad o macrounidad la que administre sus comunicaciones de manera independiente. Las notificaciones serán enviadas a los correos electrónicos corporativos, mediante el cual los usuarios podrán ingresar al sistema, con su cuenta y contraseña, y sólo en ese momento revisar la comunicación.
Entendiendo que se trata de un procedimiento nuevo y que requiere el apoyo y responsabilidad de la Comunidad, la DTI, a través de capacitaciones específicas, guiará a los funcionarios en el correcto uso del servicio y responderá consultas y dudas. Asimismo, contará con un servicio de apoyo permanente que dará respuesta a las inquietudes que se vayan presentando en el transcurso de su implementación.