* Respecto a la controversia que ha generado y puede seguir generando la adquisición de un ERP corporativo, la Unidad de Planificación Estratégica, de Prorrectoría, plantea algunas ideas fundamentales para enmarcar la discusión.
“El jueves 18 de abril en la tarde, el Directorio conoció la propuesta preliminar del Comité Ejecutivo de Informática Corporativa, integrado por los Vicerrectores y la Directora del Centro Informático, destinada a implantar un sistema ERP en la Universidad Austral de Chile. La propuesta versa sobre la eventual instalación de una moderna herramienta de gestión universitaria para automatizar y garantizar el correcto y eficiente manejo de los procesos característicos de la administración universitaria”.
Así lo informó el Rector (S) Dr. Juan Omar Cofré quien explicó que “el Directorio conoció los antecedentes, los estudió y concluyó que efectivamente la Universidad requiere modernizar sus procesos académicos, financieros, contables y administrativos en general mediante la aplicación de un sistema ERP. Esa es la primera cuestión: nadie discute que esta materia tiene que ser abordada prontamente por la Universidad”.
“Sin embargo –agregó el Dr. Cofré- el Directorio ordenó que, antes de tomar una decisión definitiva, que implica una importante cantidad de recursos, se continúe estudiando el tema, se hagan nuevos estudios y se consulte a expertos externos que nos pudieran orientar hacia la toma de la decisión más adecuada y conveniente para la Universidad. De hecho se aprobó la creación de la Dirección Informática, dependiente de la Vicerrectoría de Gestión Económica y Administrativa, que desempañará un papel relevante en la futura implantación de este sistema de gestión universitaria”.
A su juicio, adquirir un sistema ERP “es muy importante porque los procesos al interior de la Universidad son sumamente complejos y cada vez más complicados. En la medida que la Universidad se hace más grande, se generan múltiples interrelaciones que ya son muy difíciles de solventar y manejar con los sistemas que tenemos y por lo tanto hay que buscar fórmulas modernas que están utilizando todas las grandes empresas y muchas universidades. El punto está en que hay diversos sistemas y ofertas y hay que estudiarlos todos cuidadosamente para ver cuál es el que más le conviene a nuestra Corporación dadas las características de la Universidad Austral de Chile”.
Ideas para enmarcar la discusión
A su turno, el Jefe de la Unidad de Planificación Estratégica, de Prorrectoría, Prof. Jorge Díaz, recordó que “tanto el tema del ERP como el rediseño organizacional de la Universidad está planteado en el Plan Estratégico. De manera que se advirtió oportunamente a la comunidad que éstos iban a ser los tiempos y además se señaló por qué era tan importante que se desarrollara con una lógica, una secuencia también contenida y explicada dentro del Plan Estratégico”.
El directivo recalcó que respecto a la controversia que ha generado y puede seguir generando la adquisición de un ERP corporativo, “creemos que, como una forma de facilitar el proceso de discusión futuro en torno al tema, contribuiría en gran medida a su análisis futuro enmarcar la situación en tres ámbitos bien definidos: identificar la base del problema, establecer las condiciones para el análisis, y considerar las derivaciones que se desprenden de lo anterior”. A continuación detallamos la propuesta de la Unidad de Planificación Estratégica, de Prorrectoría:
Base del problema
Los especialistas concuerdan en señalar que la Universidad necesita de modo imperativo una solución informática del tipo ERP para dar solución a los problemas actuales de gestión, y visualizar nuevas opciones al disponer de más y mejor información sistematizada. Este aspecto además, se encuentra formando parte de nuestra nueva planificación estratégica vigente.
Condiciones para el análisis
Se propone, a fin de evitar disquisiciones que no permiten centrar el debate, iniciar el análisis del tema, validando las siguientes premisas:
1. El tema corresponde instalarlo en el ámbito de la gestión.
2. Los ERP son soluciones para apoyar la gestión de organizaciones complejas, estructuradas a partir de una base informática de carácter sofisticado.
3. Independiente de que los ERP incorporen la posibilidad de instalar secuencias de procesos estandarizados, ellos equivalen básicamente a una solución operativa, la que, sin embargo, necesita enmarcarse dentro de una lógica estratégica para evitar que la secuencia decisional colisione al momento de integrar los procesos globales de la organización. Por tanto, previo a la instalación, se requiere contar con un diseño organizacional aún cuando éste se estructure en principios generales, sea aceptable y probado como válido, y en el cual se inserten o acomoden los procesos que se presentan como estándares por los sistemas adquiridos.
Derivaciones
Aspectos tales como las consideraciones y criterios que enmarquen la decisión de adquisición del ERP deben fundarse de modo prioritario en privilegiar el funcionamiento de un diseño organizacional, estructurado en torno a procesos que se automatizarán y generarán información de calidad para la toma de decisiones.
Lo anterior requiere que la pertinencia del debate en torno al tipo de solución que se decida, tiene evidentemente un componente técnico (informático) pero no obstante, éste debe estar necesariamente contenido dentro de un componente mayor, sea estratégico, de gestión o de gobierno corporativo, al cual la herramienta informática contribuya. Visualizarlo de otra forma, significa situar el problema en un ámbito parcial, perdiendo el sentido de su aporte. Esto significa que toda discusión en torno al tema debiera validarse no sólo desde la perspectiva técnica, sino preferentemente con una visión de gobierno y propósito institucional.
Estos aspectos ya habían sido previstos por nuestra planificación estratégica corporativa, conocida y aprobada en los cuerpos colegiados y difundida ampliamente a nivel de Facultades.
Finalmente, cualquier análisis de expertos termina concordando en dos aspectos bien definidos: Por una parte, la enorme complejidad que reviste para una organización, instaurar un sistema de estas características, debiendo asumirse desde ya los riesgos de estrés organizacional por acciones disruptivas que necesariamente se generarán, y por otra, dada la enorme asimetría de información a través de la cual los proveedores buscan sacar ventaja a su favor, se requiere necesariamente del concurso de un tercero experto independiente, que de una mirada objetiva e informada a todo el proceso de negociación, contratos, procesos y otros, cuya complejidad, ni siquiera somos capaces de imaginar.