El nuevo sistema de gestión institucional de la UACh (que reemplazará sistemas del año 1999) permitirá contar con información en línea a un menor costo de obtención. Además, usuarios y usuarias, dependiendo de su perfil, podrán crear sus propios informes. Otras de las ventajas será la trazabilidad que ayudará a determinar exactamente en qué estado se encuentra un proceso administrativo, por ejemplo, una compra, un pago o la emisión de un documento tributario. En síntesis, lo que hoy día se soluciona con una llamada telefónica o una visita a otra persona, se podrá resolver en línea.
Para dar a conocer éstas y otras mejoras es que el equipo del Proyecto de Modernización de la Gestión Institucional (MGI) ha organizado reuniones con más de 200 secretarias, las que se realizarán entre los días 10 y 24 de marzo. “Les vamos a informar acerca del proyecto, del objetivo y obviamente los plazos y cómo ellas se incorporan en esta iniciativa. Hay distintos tipos de usuarios, que dependiendo de su involucramiento con el sistema, debemos comunicar y capacitar, y en este caso, las secretarias representan la piedra angular, debido a que realizan diversas actividades en nuestros procesos administrativos”, explicó el Director del proyecto MGI, Juan Carlos Navarro.
Según informó Navarro, “vamos a reemplazar sistemas del año ‘99 por un sistema actual, con la tecnología de hoy, del 2020. Es una plataforma Oracle, un gigante de la informática y lo importante es que nos permite estar al día tanto en tecnología como en procesos de gestión”. Este cambio generará “una forma distinta de trabajar; queremos adoptar las mejores prácticas que tiene implícitas este sistema probado a nivel mundial”.
Una de las asistentes a esta reunión fue Katherine Lara, secretaria de la Facultad de Ciencias Veterinarias (Instituto de Farmacología y Morfofisiología), quien manifestó que “todos los cambios en pro de la Universidad y de los estudiantes son positivos”.
Cabe señalar que para ejecutar este proyecto la Universidad ha contratado dos empresas externas: Datco, a cargo de la implementación, y KPMG, que realizará la gestión del cambio.
Las reuniones informativas y capacitaciones se desarrollarán a lo largo del año para los distintos usuarios. La idea es implementar en noviembre de 2020 esta nueva plataforma que ayudará a la comunidad universitaria a mejorar los sistemas de finanzas y recursos humanos.
