La Universidad Austral de Chile (UACh), a través de su Dirección de Tecnologías de Información, se encuentra en período de capacitación y entrenamiento en la utilización de una nueva plataforma de gestión institucional para comunicaciones internas, herramienta que ha sido diseñada e implementada por la propia DTI. La primera fase de capacitación implica la participación de Rectoría, Prorrectoría, las vicerrectorías Académica, de Gestión Económica y Administrativa y de Investigación, Desarrollo y Creación Artística, además de Secretaría General, con sus unidades dependientes.
Entre los objetivos que persigue la implementación de esta nueva plataforma institucional destaca la eliminación o disminución del uso de papel, la automatización del proceso de comunicaciones internas, optimización de su almacenamiento, reducción de tiempos de búsqueda y entrega, así como el resguardo del 100% de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de las comunicaciones. De esa manera lo explica la Directora de Tecnologías de Información de la UACh, Nadja Starocelsky, quien afirma que el gobierno universitario busca por medio de esta iniciativa avanzar hacia una Universidad que reduzca el uso de papel.
Una ventaja de esta iniciativa será que la UACh contará con un sistema global para la gestión de las comunicaciones internas, de manera que no sea cada unidad o macrounidad la que administre sus comunicaciones de manera independiente. “Lo que estamos buscando es que las comunicaciones internas ya no sean un proceso en el cual se requiera imprimir, sino que sea un proceso que se haga 100% a través de una plataforma tecnológica y evitarse la impresión de papel”, explica la Directora de la DTI.
Además, permitirá que toda comunicación interna, “que al fin y al cabo constituyen información formal, sea trazable en el tiempo y esté disponible” a través de esta plataforma, que implica la administración por roles y flujos.
Piloto
Durante octubre se realiza la capacitación a directivos y personal de apoyo de las unidades y macrounidades mencionadas, junto con la etapa que la DTI ha llamado “de prueba”, para que las personas puedan familiarizarse con el nuevo sistema. Luego, hacia fines de octubre, iniciará en modo piloto, y se espera que entre enero y marzo de 2019 se implemente su funcionamiento en toda la Universidad.
A juicio de la Directora de Tecnologías de Información de la UACh, la puesta en funcionamiento de la nueva plataforma implica un cambio cultural relevante, especialmente en la forma y rutina de trabajo. Por ello, es necesario asimilar que “lo que busca la Universidad es avanzar hacia una comunidad más limpia y segura, por lo cual el llamado es a colaborar en esta iniciativa para transitar hacia una institución sin papeles”.