Las ventajas de las órdenes de compra digital

Así describe su experiencia el Gerente de Operaciones de CIVA UACh, Eduardo Larrucea, quien utiliza el nuevo sistema de emisión de órdenes de compra digital, desarrollado este año por el Departamento de Contabilidad en conjunto con la Dirección de Tecnologías de la Información DTI (ambos adscritos a la Vicerrectoría de Gestión Económica y Administrativa).

Cabe recordar que la UACh, en el marco de su proceso de modernización y en concordancia con la política de reducción del uso del papel, comenzó a utilizar a contar del 16 de agosto de 2017 este  nuevo sistema, el que tiene como atributo principal que todo el proceso, desde la solicitud, aprobación y emisión de la orden de compra será en forma digital y se mantendrá un sistema de consultas “on line” en donde se podrá visualizar también la factura y el pago al proveedor.

Partí como marcha blanca en la Facultad de Ciencias de la Ingeniería, para posteriormente ir incorporando a las demás facultades y unidades de la Universidad.      

Según informó el Vicerrector de Gestión Económica y Administrativa UACh, Dr. César Pino, el sistema de gestión y control de compras se enmarca dentro de un proceso de modernización más amplio que se está llevando a cabo en esta Vicerrectoría. “Esta herramienta permite sistematizar la información relativa a las compras que se efectúan en las diferentes unidades de la Universidad. A través de plataforma, se puede integrar y consolidar toda información a nivel central, lo que dará un mayor nivel de eficiencia operacional en su procesamiento para la generación de reportes financieros (que se usan en la toma de decisiones) y de rendiciones de proyectos de investigación, por ejemplo”, señaló.

Además, “el sistema de compras facilita el control administrativo en las diferentes fases del proceso de compra (orden, pago y recepción) para las Facultades, Sedes y Administración Central. Finalmente, es importante destacar que esta herramienta permite que la Universidad pueda enfrentar de mejor forma los cambios recientes que está implementando SII respecto al nuevo sistema de declaración del formulario 29 a través de su plataforma en internet”, explicó la autoridad universitaria.

A juicio del Vicerrector, “con la implementación de esta herramienta, la Universidad Austral de Chile está dando un importante paso hacia la modernización de sus procesos de gestión, lo que es clave para proyectar el crecimiento futuro del quehacer universitario”

La analista del Departamento de Contabilidad, Daniela Oyarzún, destacó que esta innovación es “importante porque va a permitir tener en línea a todos los usuarios, habrá un ahorro de papel porque va a ser todo electrónico y ya nada será manual, y habrá mayores posibilidades de seguimiento de quienes compran”.

Para el Jefe del Departamento de Contabilidad Juan Carlos Navarro, “la ventaja para el usuario es que ya no tiene que estar en su puesto de trabajo para realizar una compra. Está todo online, disponible en varias plataformas, por lo tanto nos hemos encontrado con usuarios que han tenido que viajar a Punta Arenas y desde allá han hecho la solicitud, encontrándose a su regreso con el producto en su oficina”.

Para la Universidad, el sistema permitirá “homologar cómo compramos todos. Tenemos muchas unidades con recursos propios y centralizados en Valdivia, Osorno, Puerto Montt, Coyhaique y Santiago. Con esto tenemos una plataforma única de compra, un mismo procedimiento para toda la Universidad y que anticipa los recursos que se tienen que tener disponibles. El sistema solo permite comprar si es que se tiene la disponibilidad de recursos presupuestarios”, sostuvo Juan Carlos Navarro.

De acuerdo a Eduardo Larrucea, el sistema es “bastante práctico” y “cumple las dos funciones porque no solamente tienes la posibilidad de hacer una orden de compra, si no que también pagarlo”. Según dijo, “hasta ahora la he utilizado un par veces en ambos pasos y ha funcionado bastante bien”.