Desde marzo, un equipo de trabajo integrado por personal de las direcciones de Asuntos Estudiantiles –DAE– y de Tecnologías de Información –DTI– desarrolla un proyecto de gestión de becas y beneficios estudiantiles al interior de la Universidad Austral de Chile. Se trata de una plataforma informática desarrollada por la propia casa de estudios y que implica acceso, control y manejo de información por parte de usuarios (funcionarios de administración y servicios) de distintas unidades vinculadas con la gestión de beneficios, garantizando de esta manera la trazabilidad.
Si bien se espera que el proyecto esté finalizado al cabo de dos años, ya tuvo una primera presentación a la que fueron convocados funcionarios de las direcciones de Finanzas y de Estudios de Pregrado, así como de la Sede Puerto Montt y Campus Patagonia, además de los Hogares Estudiantiles y Centro de Salud Universitario –que dependen de la DAE–. La exposición estuvo a cargo de la asistente social Edith Guerra (DAE) y del ingeniero Luis Cisterna (área de desarrollo de la DTI), quienes explicaron los detalles a los asistentes para luego resolver las dudas y atender comentarios y sugerencias.
Durante el primer año, el nuevo sistema estará disponible para la gestión al interior de la UACh de la gratuidad y becas del Estado. Luego, durante el segundo año se implementará la tramitación de las becas internas de la Universidad, Hogares Estudiantiles y Centro de Salud Universitario, entre otros beneficios a los que acceden los estudiantes de pregrado, así como información relativa a casos de AVD. De esta manera, la gestión de los beneficios estudiantiles estará alojada en una sola plataforma que, a través de distintos niveles de acceso a la información, otorgará una visión integral del estudiante y, por otra parte, también permitirá acceder a reportes completos con gran cantidad de información y que hasta ahora se realizaban de forma.
La ejecución conjunta de la DAE y DTI “ha supuesto un importante esfuerzo de coordinación por parte del equipo interdisciplinar que se ha conformado, ya que uno de los principales desafíos es avanzar en una gestión integrada con un foco en la optimización de los tiempos de búsqueda de información y garantizar la trazabilidad de los procesos involucrados, los cuales inciden directamente en la vida del estudiante”, explica la Dra. Virginia Vásquez, Directora de Asuntos Estudiantiles.
Agrega que este trabajo también considera “una investigación preliminar en materia de nudos críticos y aplicabilidad de la Ley de Educación Superior, y se estructura sobre la base del levantamiento de información de todas las unidades que inciden en los mencionados procesos”.
A juicio del Dr. Mauricio Ruiz Tagle, Director de Estudios de Pregrado, esta iniciativa tiene otro mérito importante: impone la urgencia de coordinar y articular el trabajo de las distintas unidades involucradas en el quehacer cotidiano de los estudiantes.
“Una de las virtudes de los sistemas informáticos, cuando están bien diseñados como en este caso, es que obligan a pensar la organización. Para programar y desarrollar esos sistemas uno tiene que entender los procesos, qué es lo que está ocurriendo, quienes son los actores involucrados, cuáles son las entradas y las salidas. Los procesos no son aislados, involucran mucha organización. Y a veces, los organigramas o las estructuras administrativas de las instituciones suelen ser aisladas y tienen fronteras que no debieran reflejarse en el quehacer”, sostiene el Dr. Mauricio Ruiz Tagle.
En tanto, la Directora de Tecnologías de Información de la casa de estudios, Nadja Starocelsky, señala que, a propósito de los cambios del último tiempo en que nuestra Universidad participa activamente, “como la gratuidad y la incorporación de una matrícula unificada para fines estadísticos y de becas y beneficios, y dada la importancia de hacer que esta información esté disponible, sea confiable y trazable para todos los actores involucrados, ha sido necesario gestionar un proyecto de cambio radical en la forma de administrar todos los beneficios de nuestros estudiantes”, y agrega que este proyecto “permitirá la trazabilidad de los datos incorporados y entregar información a entidades externas como internas de forma más eficaz y eficiente”.
